Eine Präsentation vorzubereiten und zu halten bedeutet für viele Stress. Das muss nicht sein.

Die folgenden Schritte helfen, eine Präsentation erfolgreich zu halten. Dazu gehören:

• Eine gute Vorbereitung
  Auf alles gefasst zu sein schafft die Voraussetzung für einen perfekten Auftritt.
• Während der Präsentation an alles denken
  Wie gelingt es im Eifer des Gefechts, zum richtigen Zeitpunkt an alles Wichtige zu denken?
• Erfahrungen auswerten
  Nach der Präsentation ist vor der Präsentation. Nutzen Sie Ihre Erfahungen für das nächste Mal.

Eine gute Vorbereitung

Wer eine Präsentation halten will, braucht erst einmal eine Präsentationsdatei, die gezeigt werden soll. Eine gut vorbereitete Datei ist nicht nur die beste Voraussetzung für eine gute Präsentation, sondern stärkt auch das eigene Selbstvertrauen.

Selbstvertrauen ist zu großen Teilen abhängig von dem Gefühl, die Situation unter Kontrolle zu haben. Deshalb gehört auch die weitere Planung und Vorbereitung der Präsentationssituation dazu: Wer wird da sein? Was wird passieren? Die Entwicklung von möglichst konkreten Vorstellungen dieser Situation hilft dabei, alle Eventualitäten zu berücksichtigen und (negative) Überraschungen zu vermeiden.

Hilfreich für die systematische Vorbereitung einer Präsentation ist es, alle wichtigen Punkte in einer Checkliste zusammenzustellen, um das eigene Verhalten zu optimieren. Zum Beispiel:

Checkliste für die Vorbereitung einer Präsentation

• PowerPoint-Datei überprüfen: Ist die Datei vollständig? Sind die Seitenwechsel OK? Sind alle Tippfehler korrigiert? etc.
• Datei verinnerlichen: Was sind die wichtigen Passagen? Was kommt wann? etc.
• Anfang des Vortrags genau planen: Begrüßung, Vorstellung, Hinweise für Zuhörer, etc.
• Technik klären: PC, Beamer, Stromkabel, Mikro, etc.
• Örtlichkeiten kennenlernen: Raum, Licht, Lüftung, Toiletten, etc.
• Atmosphäre planen: Welche Zuhörer kommen, welche Kleidung ist angemessen, etc.

Während der Präsentation an alles denken

Auch das Verhalten während der Präsentation kann und sollte gut geplant werden. Auch dazu kann eine Checkliste mit wichtigen Verhaltensweisen wertvolle Dienste leisten:

Checkliste für das Verhalten während einer Präsentation

• Ruhig anfangen: Körperhaltung kontrollieren, geplanten Anfang abspulen, Sicherheit gewinnen.
• Zuhörer beachten: Blickkontakt, Verständnis erkennbar? etc.
• Deutlich sprechen: Langsam, laut genug, etc.
• Redezeit im Auge behalten
• Zwischenfragen ernst nehmen: Für die Frage loben, kurz beantworten, eine Antwort auf später verschieben oder erklären, dass man sie nicht beantworten kann, aber nicht das Vortragskonzept in Frage stellen!

• Roten Faden behalten: Bei allen Störungen denken:

  "Es ist mein Vortrag!"

  Also nicht das Heft aus der Hand nehmen lassen und dafür sorgen, dass die wichtigen Punkte verständlich vermittelt werden.

Es kommt nun darauf an, in der entsprechenden Situation auch an das mit Hilfe der Checkliste geplante Verhalten zu denken. Während der Präsentation ist das gar nicht so einfach. Helfen können hier folgende Wege:

• Schriftlich notieren: Kleine Notizen mit den wichtigen Punkten der Checkliste irgendwo in einem sichtbaren Bereich, z.B. auf dem Vortragsskript. Manche haben sich wichtige Hinweise auch schon auf die Handinnenfläche geschrieben.
• Auswendig lernen: Die geplanten Reaktionen (z.B. Anfang der Präsentation) so verinnerlichen, dass sie in der Situation dann auch präsent sind.

• Vorsätze bilden: Sich innerlich darauf einstellen, bei Eintreten einer bestimmten Situation eine vorgesehene Reaktion auch wirklich zeigen zu wollen. Beispiel:

  "Wenn es eine kritische Zwischenfrage gibt, werde ich die Ruhe bewahren, kurz durchatmen und dann dem Frager für die interessante Frage danken und ankündigen, ggf. am Schluss darauf einzugehen.“

Erfahrungen auswerten

Nach der Präsentation ist vor der Präsentation: Die gesammelten Erfahrungen sind auszuwerten und für das nächste Mal zu nutzen.

Das Prinzip ist einfach: Was war gut? Das wird beibehalten. Was war schlecht? Dafür sind Gründe zu finden und Abhilfe für das nächste Mal zu schaffen. Zur Beurteilung dieser Punkte kann es sehr hilfreich sein, eine Person des Vertrauens hinzu zu ziehen und dadurch eine weitere Meinung ins Spiel zu bringen.

In jedem Fall kommt es darauf an, sich des eigenen Verhaltens bewusst zu werden: Bis zu welcher Stelle lief alles nach Plan? Warum lief es dann nicht mehr? Was hätte man an dieser Stelle besser machen können? Dazu ein Beispiel:

"Es lief alles nach Plan bis zur kritischen Zwischenfrage eines Zuhörers, der meinte, es wäre ein wichtiger Punkt nicht berücksichtigt worden.
Dadurch war ich verunsichert, habe versucht, diesen Punkt noch provisorisch zu integrieren und den Rest des Vortrags nur noch schlecht zu Ende gebracht. An die Punkte der Checkliste habe ich in diesem Moment nicht gedacht.
Besser wäre es gewesen, dem Zuhörer für seinen kompetenten Einwand zu danken und darauf zu verweisen, dass dies nicht Thema des Vortrages war und sicher in zukünftigen Arbeiten zu berücksichtigen wäre."

Für die Verbesserung der Checkliste ist es von großer Bedeutung, sich etwas zu überlegen, was dazu führt, sich bei entsprechend kritischen Zwischenfragen nicht verunsichern zu lassen. Das könnten zum Beispiel folgende Punkte sein, die in die Checkliste aufzunehmen wären:

• Vor Beginn der Präsentation: in die Zuhörerrunde blicken, dabei exemplarisch zu verschiedenen Zuhörern Blickkontakt aufnehmen, lächeln und denken:

  „Das ist mein Vortrag! Gut durchdacht und sinnvoll. Ich werde mich dabei nicht aus dem Konzept bringen lassen!“

• Während der Präsentation: Immer das gesamte Auditorium im Blick halten. Ich will, dass alle etwas von meinem Vortrag haben. Wenn ein Zuhörer quer schießt, haben alle anderen Zuhörer trotzdem das Recht, meinen Vortrag zu hören.
• Bei einer kritischen Zuhörerfrage: Mit Blick auf die anderen versuche ich, dem kritischen Zuhörer wenn möglich gerecht zu werden, aber es bleibt mein gut vorbereiteter Vortrag, den die anderen gern hören möchten.

Diese Punkte sollten als Verbesserungen in eine neue Version der Checklisten einfließen, um die Vorbereitung der nächsten Präsentation zu verbessern.